Zakelijk telefoneren Duits

Al lijkt Duits veel op de Nederlandse taal, zakelijk Duits telefoneren in het Duits is lastig. Duits is namelijk best een lastige taal. Je kunt het vaak al vrij snel verstaan, maar zelf spreken is veel lastiger. Helaas spreken veel Duitsers geen Engelsen moet je dus om zakelijk te telefoneren, Duits kunnen spreken. Op zich ook wel aan te raden want we doen veel zaken met onze buren. Bovendien, als je echt klantvriendelijk wilt zijn, dan wil je je klanten ook graag in het Duits te woord staan als ze bellen. In deze blog geven we een aantal tip hoe je het best de telefoon kunt opnemen in het Duits.

Duits telefoongesprek voeren, zelfverzekerd zakelijk telefoneren in het Duits

Een zakelijk telefoongesprek kan op zich al lastig genoeg zijn. Dan is zo’n gesprek in het Duits nog eens extra lastig. Hoe blijf je zelfverzekerd, terwijl je wellicht moeite hebt om de juiste woorden te vinden of na moet denken in welke tijd een woord gebruikt moet worden. Grote uitdaging die met een cursus zakelijk telefoneren Duits verholpen kunnen worden. De kern van de oplossing is simpel, zorg voor een grote woordenschat, betere beheersing van de grammatica en leer tips en trics van doorgewinterde taaltrainers van OCD Opleidingen.

Veel zelfverzekerdheid kun je halen uit een goede voorbereiding. Ken je gesprekspartner, de gebruiken van zijn land en de manier waarop zaken gedaan worden in Duitsland. In deze blog nemen we je mee naar verschillende belangrijke zaken, zoals beleefdheidsnormen, omgangsnormen, cultuurverschillen en geven een naast tips nog een aantal handige zinnen voor zakelijk telefoneren in het Duits.  

Beleefdheid

Beleefdheid staat in Duitsland hoog op de agenda. Men spreekt elkaar altijd met Sie aan, en ga pas over tot tutoyeren als je elkaar langer kent of als de ander dat specifiek aangeeft. Gebruik ook de aanspreeknorm Frau of Herr samen met de achternaam en begin niet direct bij de voornaam. Verzoeken worden afgesloten met een nette alstublieft of in Duits natuurlijk; bitte.

Omgangsnormen
Nederlanders hebben al snel een veel persoonlijkere benadering dan Duitsers gewent zijn, let hier op tijdens een telefoongesprek. Duitsers houden zakelijk en privé strikt gescheiden. Tijdens een zakelijk telefoongesprek wordt er niet over het privéleven gesproken.

Professionaliteit
Belangrijk voor Duitsers is om deskundigheid uit te stralen. Duitse zakenmensen houden ervan om zeer goed voorbereid op een presentatie te verschijnen. Alleen een concept is niet voldoende, de details en specificaties horen bij een goede voorbereiding en geven blijk van voldoende deskundigheid op een bepaald onderwerp. Discussies worden gevoerd op inhoud en alleen aangegaan als iemand werkelijk verstand van zaken heeft.

Cultuurverschillen

Duitsers kijken anders naar zakelijke ontmoetingen dan Nederlanders. Wij nemen bijvoorbeeld veel tijd voor een gedegen kennismaking, met gesprekken over koetjes en kalfjes. Een Duitse zakenpartner zal veel meer tot the point zijn, hou hier tijdens je zakelijke telefoongesprek ook rekening mee. Zo gaat men in Duitsland veel sneller dan in Nederland over tot de orde van de dag.

Deskundigheid is van groot belang in Duitsland, zoals het hebben van een academische titel. Schaam je niet om deze te benoemen tijdens een gesprek. Hiermee laat je zien dat je een gesprekspartner van formaat bent, zonder dat dit als opschepperig zal worden gezien.

Tutoyeren

We hebben het al kort gehad over het tutoyeren. De regel is simpel. Doe dit niet totdat je hoort dat het kan of mag. Waar in Nederland de keuze tussen je of u in de regel afhangt van de leeftijd van een gesprekspartner, bestaan er in Duitsland veel striktere ‘regels’ voor het gebruik van je of u. Zo worden collega’s op de werkvloer in principe altijd met u aangesproken.

Hiërarchie

In Duitsland staat de Directeur in aanzien en in beslissingsbevoegdheid altijd bovenaan, vergeet dit niet tijdens een zakelijk telefoongesprek. In tegenstelling tot wat in Nederland gebruikelijk is, worden beslissingen in Duitsland vrij regelmatig vooraf al gemaakt. Hierbij neemt de directeur de uiteindelijke beslissing vaak zelf. Het is dus handig om tijdens een telefoongesprek deze vormen in acht te houden.

Voorbereiding

Voor Duitse ondernemers is het van ontzettend groot belang dat een gespreks- of handelspartner zich goed heeft voorbereid en over de juiste competenties en kennis, ofwel ‘Fachwissen’ beschikt. Deze Duitse voorkeur van kennis blijkt ook uit de manier waarop bij zakelijke telefoongesprekken wordt opgetreden. Zo is het bijvoorbeeld ondenkbaar om tijdens een telefoongesprek niet in te gaan op concrete specificaties.

5 tips voor een beter telefoongesprek in het Duits

TIP 1

Begin met een begroeting: Guten Morgen of Guten Tag. Daarna zeg je de naam van het bedrijf en je eigen naam. Vermeld beide langzaam want de klanken kunnen voor een Duitser minder gebruikelijk zijn dan voor jou.

TIP 2

Laat nooit uw achternaam weg. In Duitsland is het gebruikelijk om deze te noemen. Duitsers laten wel vaak hun voornaam weg.

Tip 3

Neem niet op met de verkorte zin “Mit Heinz”. Gebruik hiervoor altijd de hele zin “Sie sprechen mit Heinz”.

Tip 4

Er zijn begroetingen die wij veel gebruiken, maar die niet bestaan in het Duits, zoals “Guten Nachmittag”  of “Guten Mittag”. Gebruik dus “Guten Morgen” of anders “Guten Tag”.

Tip 5

Het is altijd belangrijk goed af te sluiten, zodat jullie beiden met een goed gevoel ophangen. Raffel dit niet af. Ook al ben je stiekem blij dat je er vanaf bent. Bedenk dat de Duitser het zeker zal waarderen dat je hem in zijn taal hebt aangesproken. Houd die goede indruk vast en blijf zorgvuldig tot het einde.

Duitse standaard zinnen voor als u zelf iemand belt:

• Goedemorgen/middag, u spreekt met…
  • Guten Morgen/Tag, Sie sprechen mit…
• Hallo, spreek ik met mevrouw…
  • Hallo, spreche ich mit Frau/Herrn … ?
• Ik zou graag de heer … willen spreken.
  • Ich hätte gerne Herrn … gesprochen.
• Wanneer is de heer … weer te bereiken?
  • Wann ist Herr … wieder zu erreichen?
• Kunt u mevrouw … vragen om mij terug te bellen?
  • Könnten Sie Frau … bitten, mich zurückzurufen?
• Kan iemand anders mij misschien helpen?
  • Könnte mir jemand anders vielleicht helfen?
• Sorry, dat heb ik niet goed verstaan.
  • Es tut mir leid, ich habe Sie nur schlecht verstehen können.
• Kunt u dat voor mij spellen?
  • Könnten Sie das buchstabieren bitte?
• Ik zal het later op de dag nog eens proberen.
  • Ich werde später noch mal anrufen.
• Wat is uw e-mailadres?
  • Wie lautet ihre E-mail-Adresse?
• Wat is uw faxnummer?
  • Wie lautet ihre Faxnummer?
• Ik neem zo spoedig mogelijk contact met u op.
  • Ich werde mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
• Ik bel in verband met …
  • Ich rufe Sie an, weil …
• Tot hoe laat bent u te bereiken?
  • Bis wie spät sind Sie zu erreichen?
• Ik zou graag een afspraak met u willen maken.
  • Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren.

Duitse standaard zinnen voor als u gebeld wordt:

• Daar spreekt u mee.
  • Am Apparat.
• Met wie spreek ik?
  • Mit wem spreche ich?
• Waar gaat het over?
  • Worum handelt es sich bitte?
• Wie wilt u spreken?
  • Wen möchten Sie sprechen bitte?
• Ik ga u doorverbinden, één moment graag.
  • Momente bitte, ich verbinde.
• Hij is er op dit ogenblik niet.
  • Es tut mir leid, er ist im Moment nicht im Hause.
• Zij is momenteel telefonisch in gesprek.
  • Sie spricht gerade.
• Wilt u wachten of zal ik vragen of zij u later terugbelt?
  • Möchten Sie warten oder kann ich Frau/Herrn … bitten Sie nachher zurückzurufen?
• U spreekt met zijn collega/secretaresse.
  • Ich bin ein Kollege / die Sekretärin von Herrn/Frau …
• Kan ik een boodschap aannemen?
  • Möchten Sie eine nachricht hinterlassen?
• Ik zal de boodschap doorgeven.
  • Ich werde die nachricht übermitteln.
• Bedankt voor het bellen.
  • Vielen Dank für ihren Anruf.
• Tot uw dienst
  • Gern geschehen.
• Het toestel is bezet.
  • Der Anschluss ist besetzt.
• Op welk nummer bent u te bereiken?
  • Unter welcher Nummer sind Sie zu erreichen?
• Excuses voor het wachten.
  • Bitte entschuldigen Sie die Wartezeit.

Zakelijke telefoneren Duits bij OCD Opleidingen

Met alle kennis die we inmiddels hebben opgedaan kunnen we goed voorbereid aan een gesprek beginnen. Vanzelfsprekend is een gedegen kennis van de gehele Duitse taal nodig om een zakelijk telefoongesprek in het Duits te kunnen voeren.

OCD Opleidingen verzorgt zakelijke cursussen Duits op alle niveaus en volledig op maat. Het maakt dus niet uit of je beginner bent in het Duits of dat je al vergevorderd bent. We hebben op diverse locaties door heel Nederland moderne leslocatie waar we lessen verzorgen, maar waar je ook kan studeren, kan genieten van een goede kop koffie of misschien wel een goede lunch; een fijne plek om te zijn!

Dus kom bij OCD Opleidingen Duits leren en vraag nu nog een gratis intakegesprek aan.